Como manter em dia as obrigações de cada empresa cliente?

Por que os prazos escapam quando a carteira cresce

Em um escritório pequeno, uma pessoa lembra todas as datas. Quando a carteira cresce, as datas ficam em planilhas, em e-mails e na cabeça de cada um, e um prazo se perde não porque ninguém se importou, mas porque ninguém o enxergava. A solução não é mais esforço, é um lugar só onde toda obrigação de toda empresa cliente fique visível.

Quais obrigações valem para uma empresa depende do regime tributário, da folha e da atividade. Essa decisão é do profissional que responde pelo cliente, então parta do perfil real de cada empresa e não de uma lista genérica.

Monte um calendário de obrigações por empresa

Anote, para cada empresa cliente, as obrigações que ela tem e a periodicidade de cada uma: mensal, trimestral ou anual. Agrupe as empresas de mesmo perfil para reaproveitar um modelo e depois ajustar as exceções. Com um modelo, um cliente novo recebe a sua lista em minutos, e não em dias.

Uma tarefa, um responsável, um prazo

Transforme cada obrigação em uma tarefa com um único responsável e um prazo. Dois responsáveis significam que ninguém é responsável, e tarefa sem data é só uma intenção. Acrescente um prazo interno antes do oficial, para o trabalho terminar com folga.

• Responsável: quem prepara
• Revisor: uma segunda pessoa que confere
• Prazo interno: alguns dias antes do vencimento
• Anexos: o que o cliente enviou e o que foi produzido
• Situação: aguardando o cliente, em andamento, em revisão, entregue

Regras de dia útil e feriados

Um vencimento que cai em fim de semana ou feriado pode ir para o dia útil anterior ou para o seguinte, conforme a obrigação. Registre essa regra em cada obrigação, para o calendário mostrar a data real e não a da tabela. Se a data muda, e para que lado, depende do caso e do profissional que responde por ele.

Lembre o cliente e revise antes de entregar

A maioria dos atrasos começa com um documento que não chegou. Envie ao cliente um lembrete com o que falta e a data em que você precisa, e repita antes do prazo interno. Uma mensagem curta, com o anexo e um prazo claro, costuma ser respondida mais do que uma longa.

Antes de qualquer entrega, alguém que não preparou o trabalho o revisa. Faça da revisão uma etapa da tarefa, com situação própria, para ela não ser pulada quando a data se aproxima.

Guarde a prova de entrega

Quando o cliente pergunta se você enviou, a resposta deve levar segundos. Registre na tarefa a data da entrega, quem entregou, o arquivo e a confirmação recebida. Se o cliente aprovou algo por mensagem, guarde essa mensagem no mesmo registro.