Como controlar os prazos e manter o caso de cada cliente em um lugar só?

Por que os casos ficam espalhados

Um cliente manda um documento pelo WhatsApp, um advogado responde por e-mail, um assistente anota a data em uma agenda pessoal e o contrato fica em uma pasta. Cada peça está em um lugar diferente, e só quem cuidou do caso conhece a história inteira. Quando essa pessoa se ausenta, o escritório perde tempo para reconstruir o que foi dito.

O objetivo é simples: qualquer pessoa autorizada no escritório deve poder abrir um cliente e ver o caso, as próximas datas, os documentos e a conversa. Como os prazos são contados e quem responde por eles é definido pelas regras processuais e pelo advogado responsável, então trate o que segue como organização, e não como orientação jurídica.

Faça do cliente o centro do cadastro

Comece com um cadastro por cliente, seja uma pessoa, uma empresa ou uma família. Tudo o que diz respeito àquele cliente fica ligado a ele: contratos, prazos, documentos, pagamentos e mensagens. Una os duplicados, porque dois cadastros do mesmo cliente significam dois históricos incompletos.

Todo prazo é uma tarefa com responsável

Transforme cada prazo em uma tarefa com um responsável e uma data. Responsabilidade dividida significa que ninguém é responsável. Mantenha duas datas: a oficial e uma interna, anterior, para o trabalho terminar com espaço para revisão e para o imprevisto.

Quem conta um prazo deve registrar como o contou, para que um colega consiga conferir. A data que vale é a confirmada pelo advogado que responde pelo caso.

• Responsável: quem elabora a peça
• Revisor: uma segunda pessoa que lê antes de sair
• Data oficial e data interna, lado a lado
• Anexos: a decisão, a intimação e a minuta
• Situação: a iniciar, em andamento, em revisão, concluído

Dias úteis, feriados e rotinas recorrentes

Uma data que cai em fim de semana ou em feriado do tribunal ou da cidade pode ser tratada de modo diferente conforme o caso. Registre os feriados que importam ao escritório, para o calendário mostrar os dias de trabalho reais, e deixe o advogado responsável decidir como cada caso é afetado.

Rotinas que se repetem, como o acompanhamento mensal de um cliente ou a renovação de um contrato, devem ser tarefas recorrentes criadas uma vez, e não lembretes que alguém precisa lembrar de programar.

Mantenha o cliente informado sem gastar horas

Os clientes perguntam sempre o mesmo: qual é o próximo passo e o que vocês precisam de mim. Envie um lembrete curto, com o documento anexado e a data em que você precisa dele. Uma mensagem clara, enviada na hora certa, evita uma série de ligações de cobrança depois.

Tenha cuidado com o que é respondido automaticamente. Tudo o que tratar do mérito de um caso, de um contrato ou de cobrança deve ser revisado por uma pessoa antes de sair.

Contratos de honorários e o histórico da conversa

Guarde o contrato de honorários no mesmo cadastro do caso, com a situação, a data de vencimento e as parcelas. Quando o cliente questionar depois o que foi combinado, o contrato assinado e as mensagens ao redor dele devem estar a uma busca de distância.