Comece pelo contrato e pela garantia
Tudo o que acontece depois nasce do contrato: o aluguel, o dia do vencimento, o índice de reajuste, a taxa de administração e quem paga cada encargo. Registre esses termos na locação como dados, e não só como PDF, para a rotina do mês poder usá-los.
Registre também a garantia da locação, como caução, fiador ou seguro fiança, e a data de vencimento dela. Uma garantia que vence sem ninguém notar deixa o proprietário exposto. Os termos do contrato e da garantia dependem do caso e do profissional que responde por eles.
A cobrança mensal
Todo mês o inquilino deve o aluguel e, conforme o contrato, encargos como condomínio ou IPTU. Emita uma cobrança por mês com cada item em uma linha própria, para o inquilino entender o que está sendo cobrado e o proprietário acompanhar o que foi recebido.
Reajuste do aluguel no aniversário
O contrato costuma indicar um índice e fixar o aniversário em que o aluguel é reajustado. Quando a data chega, consulte o índice do período, calcule o novo valor e mostre-o para conferência antes de valer. Confira a cláusula de cada contrato, porque o índice e o período podem mudar de uma locação para outra.
Taxa de administração, despesas e encargos
A imobiliária é remunerada pela taxa de administração, definida em contrato sobre cada aluguel recebido. As despesas do imóvel, como um reparo aprovado pelo proprietário, e os encargos que cabem ao proprietário são lançados por imóvel, com data e valor.
Decida, para cada encargo, se ele é repassado na cobrança do mês ou descontado no repasse, e aplique a mesma regra todo mês. Quem arca com cada custo depende do contrato e do profissional que responde por ele.
Repasse ao proprietário com extrato
O repasse é o aluguel recebido, menos a taxa de administração e as despesas. Envie-o com um extrato que mostre cada linha, para o proprietário ver de onde veio cada valor sem precisar ligar para a imobiliária.
Vistoria e informe anual
Faça uma vistoria quando o inquilino entra e outra quando sai, ambiente por ambiente, com fotos. Comparadas lado a lado, elas mostram o que mudou e o que é só desgaste normal. As duas partes devem assiná-las, e elas devem ficar no cadastro da locação.
No fim do ano, entregue a cada proprietário um informe dos aluguéis recebidos e repassados. Quais declarações a imobiliária deve ainda apresentar às autoridades depende das regras em vigor e do profissional que responde por elas.
Como o Verbum ajuda
O Verbum mantém a locação, o dinheiro e a conversa com o proprietário e o inquilino no mesmo cadastro. Ele não traz modelo de locação pronto: você escreve o seu ou sobe o seu PDF, e envia para assinatura pela Clicksign. Alguns itens abaixo são liberados por cliente.
- Aluguel mensal como um título por mês, com pausa, encerramento e reajuste manual
- Aluguel reajustado pelo IGP-M ou pelo IPCA no aniversário do contrato, com o novo valor mostrado antes de aplicar
- Taxa de administração por contrato, e os encargos de cada imóvel repassados na cobrança ou descontados no repasse
- Repasse ao proprietário com extrato, a partir do aluguel recebido menos a taxa e as despesas
- Relatório de entrada e de saída ambiente por ambiente com fotos, assinado pelas duas partes, e a garantia registrada com a data de vencimento