Por que a fábrica funciona na memória
Muitas fábricas pequenas funcionam com o que o dono e dois encarregados lembram: qual pedido é urgente, qual material está quase no fim, quem espera um retorno. Funciona até o volume crescer ou alguém faltar. Aí um pedido que chegou por áudio fica sem resposta e uma compra é feita tarde demais.
O remédio é passar essa memória para um registro compartilhado que mostre, a qualquer momento, o que foi pedido, o que está em estoque e o que está sendo feito. Quanto detalhe a fábrica precisa depende do seu processo, do seu setor e do sistema que ela já usa.
Comece pelo pedido, e não pela máquina
Todo pedido deve ter um cliente, os itens e as quantidades, a data combinada e uma situação que qualquer pessoa consiga ler: recebido, aguardando material, em produção, pronto, entregue. Os pedidos que chegam por mensagem devem ser registrados uma vez, em um só lugar, em vez de copiados entre conversas.
Mudanças fazem parte do trabalho. Registre cada alteração com a data e quem a pediu, para a fábrica trabalhar na versão mais recente e não na que alguém imprimiu ontem.
Saiba o que há em estoque antes de prometer uma data
Uma data de entrega só vale tanto quanto o estoque que está por trás dela. Mantenha um cadastro de materiais e produtos com código, unidade e nível mínimo, e registre cada entrada e saída como uma movimentação. Um saldo alterado à mão, sem registro, não pode ser confiado pela próxima pessoa.
O nível mínimo é o que transforma o estoque em um aviso antecipado. Quando um material cai abaixo dele, a compra começa enquanto ainda há tempo, e não no dia em que a linha para.
- Código, nome e unidade de cada material
- Nível mínimo e máximo
- Toda entrada e saída registrada como movimentação
- Custo das últimas compras, para saber quanto vale o estoque
- Uma contagem periódica para comparar com o sistema
Acompanhe a produção ao longo do dia
A produção fica mais fácil de gerir quando o dia tem um ritmo simples: uma lista curta do que deve ser feito hoje, o material separado para isso e uma conferência rápida no fim. Compare o que foi planejado com o que foi feito e escreva o motivo quando forem diferentes: um material em falta, uma máquina parada, um pedido urgente que entrou.
Se o produto é feito em lotes, registre o lote de cada material usado e de cada item produzido. Quando um cliente relata um problema, o lote diz o que mais pode ter sido afetado.
Mantenha o cliente informado
O comprador quer saber se o pedido está no prazo e o que está em aberto na conta. Quando a conversa, o pedido e as notas estão em lugares diferentes, alguém precisa procurar a resposta enquanto o cliente espera ao telefone. Coloque-os lado a lado e a resposta leva segundos.
Olhe alguns números toda semana
Escolha um conjunto pequeno de indicadores e leia-os sempre no mesmo dia da semana: pedidos entregues na data combinada, materiais abaixo do mínimo, valor do estoque e o que está vencido a receber. Poucos números lidos com regularidade ensinam mais do que um relatório longo lido uma vez por ano.
Como o Verbum ajuda
O Verbum trabalha ao lado do ERP que você já tem. Pedidos, produção, tabela de preços e nota fiscal de produto não fazem parte do que esta página oferece, então converse com a equipe sobre eles. Alguns itens abaixo são liberados por cliente.
- Um cadastro de produtos com código, categoria, unidade, estoque mínimo e máximo, e cada entrada e saída guardada como movimentação
- Lotes com data de validade, e um resumo do que acabou ou está abaixo do mínimo
- O custo médio recalculado a cada compra, e um relatório de estoque por período, categoria e produto
- WhatsApp, Instagram e e-mail em uma caixa, ao lado do cadastro de cada cliente com o seu financeiro
- Uma cópia do banco do ERP, só leitura, e perguntas sobre ele em linguagem natural com o Ask Verbum