Comece pelo que o plano conta
Todo plano limita alguma coisa: pessoas que entram no sistema, clientes que você pode guardar, canais que você pode conectar, meses de histórico que você pode consultar, ou uma mistura disso. O preço mensal só faz sentido quando você sabe qual desses limites a sua empresa alcança primeiro.
Anote os seus próprios números antes de abrir qualquer tabela de preços. Compare os planos com a sua operação, e não com os exemplos que o fornecedor escolheu mostrar.
O que comparar, linha por linha
Use a mesma lista para todos os fornecedores, para que as respostas possam ser lidas lado a lado. Se um fornecedor não declara algum desses itens, trate-o como uma dúvida em aberto e não como incluído.
- Usuários: quantas pessoas podem entrar, e se um usuário ocasional, como um gestor que só consulta, conta igual a um usuário completo
- Contatos: quantos cadastros de clientes cabem no plano, e o que acontece quando você passa do limite
- Canais: quais podem ser conectados, se cada um está disponível agora ou ainda em preparação, e se há limite de números ou de contas
- Histórico: por quanto tempo as conversas e os registros ficam disponíveis, e se você pode exportá-los
- Suporte: os canais e os horários da equipe de suporte, e se a ajuda na implantação faz parte do plano
- Módulos: quais áreas estão incluídas além das mensagens, como financeiro, agenda ou relatórios, e se cada uma está ligada no seu plano
- Integrações: o que pode ser conectado a outros sistemas, e a partir de qual plano
O que é cobrado à parte e como você paga
Alguns custos nunca aparecem no preço do plano. Os canais de mensagens costumam depender de um provedor ou da empresa dona do canal, e esse lado pode cobrar suas próprias taxas pela conexão, pelas conversas ou pelas mensagens enviadas. Pergunte quais taxas vêm do fornecedor e quais vêm de terceiros, e quem recebe cada cobrança.
O ciclo de cobrança também muda a comparação. Um plano mensal dá espaço para sair ou mudar; um plano anual pode custar menos por mês, mas compromete você por mais tempo. Verifique se o preço anual é pago adiantado, quais são as regras de reembolso e de cancelamento e o que acontece com os seus dados se você deixar de pagar.
Um período de teste só vale a pena se for um teste justo. Confirme o que o teste inclui, quanto tempo dura, se é preciso informar uma forma de pagamento e se o trabalho feito nele continua quando você contrata.
Como calcular o custo real para a sua equipe
Monte uma planilha pequena e preencha do mesmo jeito para cada opção. O objetivo é chegar a um único valor mensal por fornecedor, montado com os seus números e com os preços que o fornecedor confirmou por escrito.
Depois teste o resultado contra o crescimento. Refaça a conta para uma equipe um pouco maior e para uma época de mais movimento, e veja qual plano continua razoável. Um plano que serve hoje, mas obriga a subir de faixa depois de duas contratações, pode ser o mais caro.
- Conte as pessoas que vão realmente entrar, por função, e as que só precisam consultar
- Conte os cadastros de clientes que você tem hoje e os que espera acrescentar no próximo ano
- Liste os canais que você usa e estime as conversas ou mensagens de um mês normal
- Some o preço do plano, depois as taxas cobradas à parte, depois qualquer usuário extra, módulo extra ou opção de suporte de que você precise
- Subtraia o que você deixa de pagar, como as ferramentas que a nova plataforma substitui
Perguntas para fazer ao fornecedor
Faça as mesmas perguntas a todos os fornecedores e guarde as respostas por escrito. Uma resposta clara é um bom sinal; uma resposta vaga mostra onde pode estar a surpresa.
- O que acontece quando eu passo de um limite: o serviço para, o preço sobe ou me pedem para trocar de plano?
- Quais taxas vêm de terceiros, como os provedores de canais, e elas são cobradas diretamente de mim?
- Posso mudar de plano para cima ou para baixo durante o contrato, e a partir de quando vale o novo preço?
- Como exporto os meus dados se eu sair, e em qual formato?
- A ajuda com a configuração inicial está incluída no preço ou é vendida separadamente?
- Quais recursos mostrados na demonstração pertencem a planos mais altos ou ainda estão em preparação?
Como o Verbum ajuda
A página de planos do Verbum lista o que cada plano inclui, e você pode fazer com ela a comparação deste guia. A capacidade cresce conforme o plano, os módulos além das mensagens são ligados por espaço de trabalho, e as taxas dos provedores de canais podem ser cobradas à parte quando existirem. A disponibilidade varia conforme o canal, o plano e a configuração.
Leia a página de planos com a sua própria lista de usuários, contatos e canais ao lado, e converse com a equipe sobre o que a página deixar em aberto para a sua operação.